Affiliates betalen is het makkelijke deel. Het papierwerk dat erbij komt kijken niet.
Als je affiliates in het Verenigd Koninkrijk of de EU betaalt, moet je mogelijk self-billing-facturen uitreiken: documenten die jij (de afnemer) namens de affiliate (de leverancier) opstelt. Dit is gebruikelijk wanneer de afnemer de commissie berekent en betaalt, in plaats van dat de leverancier een factuur stuurt.
Insert Affiliate regelt dit automatisch.
Wat zijn self-billing-facturen?
Bij een normale transactie stuurt de leverancier een factuur naar de afnemer. Maar bij affiliate marketing bereken jij de commissie en betaal je de affiliate, en die stuurt jou geen factuur. Volgens de btw-regels in het Verenigd Koninkrijk en de EU betekent dit dat jij de factuur namens hen moet uitreiken.
Een self-billing-factuur bevat:
- Je bedrijfsgegevens (de afnemer)
- De gegevens van de affiliate (de leverancier)
- Het commissiebedrag
- Btw-gegevens (indien van toepassing)
- Een uniek factuurnummer
- De datum van de transactie
Hoe Insert Affiliate dit regelt
Automatisch aanmaken
Wanneer je een affiliatebetaling via Insert Affiliate verwerkt, wordt er automatisch een self-billing-factuur aangemaakt met alle vereiste gegevens.
Juiste btw-behandeling
Het systeem berekent de btw op basis van:
- Of de affiliate btw-geregistreerd is
- Het land van de affiliate
- Het geldende btw-tarief
Toegankelijke administratie
Zowel jij als de affiliate kunnen de facturen bekijken in jullie eigen dashboard. Geen papierwerk najagen, geen ontbrekende stukken.
Waarom dit belangrijk is
Wettelijke naleving
Self-billing is in veel rechtsgebieden een wettelijke verplichting wanneer de afnemer de betaling berekent. Zonder correcte facturen kun je bij controles in de problemen komen.
Eenvoudigere boekhouding
In plaats van elke affiliate achter een factuur aan te zitten voordat je de kosten kunt boeken, wordt alles automatisch aangemaakt. Je administratie is altijd up-to-date.
Professionele relaties
Affiliates waarderen het dat ze zelf geen facturen hoeven te maken en te versturen. Het haalt frictie uit het betaalproces en maakt je programma prettiger om mee samen te werken.
Wat je nodig hebt
Om self-billing-facturen te gebruiken, heb je nodig:
- Een self-billingovereenkomst met elke affiliate (Insert Affiliate biedt een standaardsjabloon)
- Het btw-nummer van je bedrijf (indien van toepassing)
- De btw-gegevens van de affiliate (verzameld tijdens de onboarding)
Instellen
- Ga naar Instellingen
- Navigeer naar Betalingsinstellingen
- Schakel Self-billing-facturen in
- Vul je bedrijfsgegevens en btw-informatie in
- Bij elke betaling worden automatisch facturen aangemaakt
Lees meer over de volledige configuratie in de documentatie over self-billing-facturen of bekijk de Stripe Connect-configuratie voor het verwerken van betalingen.
Belangrijkste punten
Door automatisch een self-billing-factuur voor affiliates aan te maken, neem je een flinke compliancelast weg. Een goed systeem voor btw-facturen voor affiliates regelt de compliance van affiliatebetalingen in verschillende rechtsgebieden. Met geautomatiseerde fiscale compliance en eenvoudigere affiliatefacturatie kunnen jij en je affiliates zich richten op het laten groeien van de omzet in plaats van op papierwerk.